國際海運訂艙過程中，需要準備的單據和資料根據貨物類型、運輸方式(整箱/拚箱)及起運港、目的港的要求略有差異，但核心資料相對統一，以下是詳細分類說明：

一、基礎訂艙核心資料

這些是訂艙時必須提供的基礎信息，用於(yu) 船公司或貨代確認艙位、安排運輸：

1. 訂艙委托書(shu) (Booking Note, B/N)

由貨主或貨代填寫(xie) ，包含發貨人(Shipper)、收貨人(Consignee)、通知人(Notify Party)的詳細信息(名稱、地址、聯係方式);

貨物信息：品名、數量、重量(毛重/淨重)、體(ti) 積、包裝類型(如紙箱、托盤、木箱);

運輸信息：起運港、目的港、預計出運日期、箱型箱量(如20GP、40HQ)、運輸條款(如FOB、CIF);

特殊要求：是否危險品、是否需要冷藏、是否超重超尺寸等。

2. 商業(ye) 發票(Commercial Invoice)

包含貨物名稱、數量、單價(jia) 、總價(jia) 、貿易術語、買(mai) 賣雙方信息等，需符合進口國海關(guan) 對價(jia) 值申報的要求，部分港口訂艙時需提前提供。

3. 裝箱單(Packing List)

詳細列出貨物的包裝細節，如每個(ge) 包裝的數量、重量、體(ti) 積，與(yu) 商業(ye) 發票對應，便於(yu) 計算裝載量和目的港清關(guan) 。

二、特殊貨物附加資料

若貨物為(wei) 特殊品類，需額外提供對應證明文件，否則可能導致訂艙失敗或海關(guan) 查驗：

1. 危險品貨物

危險品分類鑒定報告(由專(zhuan) 業(ye) 機構出具，明確UN編號、危險品等級、包裝類別);

危險品包裝證明(如IMDG代碼要求的包裝檢驗結果單);

危險品訂艙申請表(需注明應急聯係方式、貨物特性等)。

2. 冷藏貨物(凍品)

溫度要求說明(明確貨物所需的冷藏溫度範圍);

貨物檢驗檢疫證明(如出口肉類、水果等需提供動植物檢疫證書(shu) )。

3. 超大超重貨物

貨物尺寸明細單(長×寬×高，精確到厘米);

重量證明(如地磅單)，用於(yu) 確認是否符合集裝箱或船舶的裝載限製。

原產(chan) 地證(部分目的港清關(guan) 需要，訂艙時可提前準備，如FORM E、FORM A)。

三、運輸環節補充單據

訂艙確認後，在後續操作中還需用到以下單據，部分需在訂艙時提前準備模板或信息：

1. 提單補料(SI, Shipping Instruction)

訂艙確認後，向船公司提供的提單詳細信息，包括最終的收發貨人、貨物描述、嘜頭、提單類型(正本/電放)等，需與(yu) 報關(guan) 資料一致。

2. 報關(guan) 相關(guan) 資料(提前準備，訂艙時可能需核對)

報關(guan) 單(電子版，由貨代或報關(guan) 行錄入);

合同(貿易雙方簽訂的購銷合同);

代理報關(guan) 委托書(shu) (若委托第三方報關(guan) );

其他特殊文件：如出口許可證(涉及管製類貨物)、熏蒸證書(shu) (木質包裝貨物)等。

四、注意事項

所有單據的信息需保持一致，尤其是收發貨人、貨物名稱、重量體(ti) 積等關(guan) 鍵信息，避免因“單貨不符”導致艙位被取消或清關(guan) 受阻。

提前與(yu) 貨代或船公司確認目的港的特殊要求(如部分國家對提單的顯示內(nei) 容有特定規定)，確保資料符合要求。

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